Krótszy okres przedawnienia należności z tytułu składek ZUS i roszczeń o zwrot nadpłaconych składek, nowe zasady zatrudniania i rozliczania pracowników ze Wschodu, a także większa kontrola umów o dzieło – to najważniejsze zmiany w obszarze ubezpieczeń społecznych, jakie czekają nas w 2017 roku. Co oznaczają one dla przedsiębiorstw? Wyjaśniają eksperci Ayming Polska.

Nowy rok przynosi kolejne zmiany w obszarze ubezpieczeń społecznych, które będą miały istotny wpływ na działalność przedsiębiorstw. Już od stycznia 2017 r. zaczął w pełni obowiązywać 5-letni (o połowę krótszy niż do tej pory) okres przedawnienia należności z tytułu składek oraz roszczeń o zwrot nadpłaconych składek ZUS. Już wkrótce firmy przyjmujące do pracy cudzoziemców ze Wschodu będą musiały zmierzyć się z nowymi zasadami zatrudniania i wynagradzania tych pracowników. Z kolei w związku z dążeniem do uszczelnienia systemu ubezpieczeń społecznych, w tym roku przedsiębiorstwa powinny liczyć się ze wzmożonymi kontrolami ZUS i szczegółową weryfikacją zawartych umów o dzieło.

1. Szybsze przedawnienie należności z tytułu składek ZUS i roszczeń o zwrot nadpłat

Począwszy od stycznia 2012 r., należności z tytułu składek odprowadzanych do organu rentowego ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat licząc od dnia, w którym minął termin ich płatności. Do grudnia ubiegłego roku obowiązywały dwa okresy przedawnienia należności z tytułu składek: 5-letni i 10-letni, a stosowany był okres „korzystniejszy” dla firmy. Natomiast od stycznia 2017 r., w praktyce przedsiębiorcy będą zobowiązani rozliczyć się ze składek co do zasady maksymalnie do 5 lat wstecz. I tak składki za grudzień 2012 r. przedawniły się z dniem 16 stycznia 2017 r., z kolei składki za styczeń 2013 r. przedawnią się z dniem 15 lutego 2017 r. Temu samemu ograniczeniu ulega możliwość dochodzenia przez organ rentowy należności składkowych sprzed 5 lat. Wspomniana regulacja będzie miała istotne znaczenie dla przedsiębiorców, zwłaszcza w przypadku zidentyfikowania przez nich nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne czy też roszczeń związanych ze zwrotem nadpłaconych składek w okresach przeszłych.

2. Nowe zasady zatrudniania i rozliczania cudzoziemców zza wschodniej granicy

Już wkrótce mają obowiązywać nowe zasady przyjmowania pracowników z Białorusi, Ukrainy, Gruzji, Rosji, Mołdawii i Armenii. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, w 2017 r. zostanie wprowadzona nowelizacja przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Intencją zapowiadanych zmian jest wdrożenie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej w sprawie warunków wjazdu i pobytu obywateli państw trzecich w celu zatrudnienia w charakterze pracownika sezonowego. Planowane zmiany przepisów mają uszczelnić procedurę uproszczoną i ograniczyć nadużycia związane z rejestrowaniem oświadczeń o zamiarze powierzenia pracy w Polsce. Do tej pory przedsiębiorcy chcąc zatrudnić obcokrajowca składali w powiatowym urzędzie pracy oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy, które umożliwiało wykonywanie obowiązków bez zezwolenia przez 6 miesięcy. Po nowelizacji wymagane będzie posiadanie zezwolenia: sześciomiesięcznego na pracę krótkoterminową (dla obywateli Ukrainy, Białorusi, Armenii, Gruzji, Rosji i Mołdawii) oraz ośmiomiesięcznego na pracę sezonową (dla obywateli wszystkich państw trzecich). Dokument będzie obowiązywał w danym roku kalendarzowym, a nie jak było do tej pory – w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Zezwolenie wyda starosta, a uzyskanie dokumentu będzie wymagało uiszczenia opłaty w wysokości 30 zł, co w przypadku przedsiębiorców zatrudniających na dużą skalę, oznacza wzrost kosztów zatrudnienia. Zgodnie z zapowiadanymi zmianami, wynagrodzenie obcokrajowca będzie musiało być porównywalne do wynagrodzenia polskiego pracownika na podobnym stanowisku, a godzinowa stawka nie będzie mogła być niższa niż tzw. minimalna, która w 2017 r. wynosi 13 zł. Nawet jeśli przedsiębiorstwo rozpocznie z obcokrajowcem współpracę w ramach umowy zlecenia, będzie miało obowiązek przestrzegania wysokości godzinowej stawki, która jest stosowana w przypadku zawierania umów o pracę. Każdy pracownik powinien także podlegać ubezpieczeniu zdrowotnemu. W związku z powyższym, coraz większym wyzwaniem związanym z zatrudnianiem cudzoziemców, stanie się rozliczanie ich składek na ubezpieczenia społeczne.

„Już teraz działy kadr i płac coraz częściej wskazują na trudności w zatrudnianiu i rozliczaniu cudzoziemców ze Wschodu. Obszarem, który przysparza szczególnych trudności, jest sposób zgłaszania obcokrajowców do ZUS oraz rozliczanie za nich należnych składek na ubezpieczenia społeczne. Firmy nie do końca wiedzą, w jaki sposób realizować ten proces, co wymusza częste konsultacje z ZUS. Biorąc pod uwagę, że pracownicy z Ukrainy i Białorusi w coraz większym stopniu uzupełniają deficyt kadrowy na polskim rynku pracy, kwestia trudności w rozliczaniu ich pracy staje się powszechnym problemem, zwłaszcza w branżach często korzystających z takiego wsparcia, np. transporcie, budownictwie czy przetwórstwie przemysłowym. Dobra polityka informacyjna mogłaby skutecznie rozwiązać ten problem – podkreśla Robert Adamczyk, Project Manager w Dziale Ubezpieczeń Społecznych i Środowiska Pracy w Ayming Polska.

Umowy o dzieło pod lupą ZUS W ostatnim czasie Zakład Ubezpieczeń Społecznych kładzie duży nacisk na weryfikację prawidłowości zawierania umów cywilnoprawnych, zwłaszcza umów o dzieło. W związku z tym firmy powinny pamiętać, że wybór określonego rodzaju kontraktu wiąże się z koniecznością przestrzegania obowiązujących przepisów. Charakter prawny umowy określa przede wszystkim jej treść oraz warunki i okoliczności towarzyszące jej wykonywaniu. ZUS wskazuje na najważniejsze cechy wyróżniające właściwie zawartą i realizowaną umowę o dzieło. Są to m.in.: właściwy przedmiot i cel umowy, odpowiedzialność wykonawcy, pewność rezultatu oraz sprawdzian na istnienie wad fizycznych. Przedsiębiorstwa zawierające umowy o dzieło powinny mieć na względzie wskazane kryteria, ponieważ w toku kontroli ZUS będą one szczegółowo weryfikowane. Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, od 1 stycznia 2017 r. kontrole ZUS będą wszczynane po tzw. wstępnej analizie ryzyka. Będzie ona identyfikować obszary podmiotowe i przedmiotowe, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. Firmy nie będą już typowane do kontroli w sposób przypadkowy. Teraz to algorytm stosowany przez ZUS może wybrać do weryfikacji tych płatników, u których zauważono np. zawarcie znaczącej liczby umów o dzieło.

„Umowa o dzieło jest wciąż jedną z nielicznych, które nie podlegają oskładkowaniu. Sytuacja ta jednak już wkrótce może ulec zmianie. Zgodnie z zapowiedziami rządu, w ramach uszczelnienia systemu ubezpieczeń społecznych, rozważane jest częściowe oskładkowanie umów o dzieło. Oznacza to, że od takich umów byłyby odprowadzane składki rentowe i emerytalne (z wyłączeniem składki wypadkowej i chorobowej). Ozusowanie umów zleceń oraz zapowiedź oskładkowania umów o dzieło to informacja dla firm, że warto poszukać rozwiązań w innych obszarach ubezpieczeń społecznych. To może być składka wypadkowa, korzystanie z programów pomocowych skierowanych dla rynku pracy czy modyfikacja elementów systemów motywacyjnych” – komentuje Robert Adamczyk, Project Manager w Dziale Ubezpieczeń Społecznych i Środowiska Pracy w Ayming Polska.

Podsumowując, od 2017 r. ZUS będzie miał mniej czasu na upomnienie się o zaległe należności z tytułu składek, ale i przedsiębiorstwa będą mogły odzyskać ewentualne nadpłaty maksymalnie do 5 lat wstecz. Działy kadr i płac w firmach zatrudniających cudzoziemców zza wschodniej granicy będą coraz częściej sięgać po opinie specjalistów i ZUS, aby mieć pewność, że prawidłowo rozliczają pracowników. W 2017 r. na celowniku ZUS na pewno będą umowy o dzieło, dlatego przedsiębiorstwa powinny z dużą ostrożnością stosować ten rodzaj umowy cywilnoprawnej. Co jeszcze przyniesie 2017 r.? Przekonamy się wkrótce.

Ayming to międzynarodowa grupa doradcza, powstała z połączenia Alma Consulting Group
i Lowendalmasaï, świadcząca usługi Business Performance Consulting w 16 krajach w Europie, Azji i Ameryce Północnej. Ayming Polska wspiera przedsiębiorstwa w uzyskiwaniu oszczędności i zwiększaniu wyników organizacji, oferując profesjonalne doradztwo strategiczne i operacyjne w zakresie: podatków i opłat, obszaru ubezpieczeń społecznych i środowiska pracy, produktów energetycznych i zakupów niestrategicznych oraz dotacji i ulg B+R. www.ayming.pl

Ayming Polska

pwisniewolska@ayming.com