Zasady przetwarzania danych osobowych oraz prawa osób fizycznych, których dane osobowe są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych, określa ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926, z późn. zm.; dalej jako: ustawa) oraz wydane na jej podstawie akty wykonawcze – rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Definicja danych osobowych znajduje się w art. 6 ustawy. Danymi osobowymi są wszelkie informacje dotyczące konkretnej osoby, za pomocą których bez większego wysiłku można tę osobę zidentyfikować, chociaż nie jest ona wyraźnie wskazana. Możliwą do zidentyfikowania jest taka osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności poprzez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań. Do danych osobowych zalicza się więc nie tylko imię, nazwisko i adres osoby, ale również przypisane jej numery, dane o cechach fizjologicznych, umysłowych, ekonomicznych, kulturowych i społecznych. Danymi osobowymi nie będą zatem pojedyncze informacje o dużym stopniu ogólności, np. sama nazwa ulicy i numer domu, w którym mieszka wiele osób, czy wysokość wynagrodzenia. Informacja ta będzie jednak stanowić dane osobowe wówczas, gdy zostanie zestawiona z innymi, dodatkowymi informacjami, np. imieniem i nazwiskiem czy numerem PESEL, które w konsekwencji można odnieść do konkretnej osoby.

Przykładem pojedynczej informacji stanowiącej dane osobowe jest numer PESEL

Numer ten, zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz.U. z 2006 r. nr 139, poz. 993, z późn. zm.), jest 11- cyfrowym, stałym symbolem numerycznym, jednoznacznie identyfikującym osobę fizyczną, w którym sześć pierwszych cyfr oznacza datę urodzenia (rok, miesiąc, dzień), kolejne cztery – liczbę porządkową i płeć osoby, a ostatnia jest cyfrą kontrolną, służącą do komputerowej kontroli poprawności nadanego numeru ewidencyjnego. Numer ten, występując nawet bez zestawienia z innymi informacjami o osobie, stanowi dane osobowe, a ich przetwarzanie podlega wszelkim rygorom przewidzianym w ustawie o ochronie danych osobowych.

Adres poczty elektronicznej

Adres poczty elektronicznej – bez dodatkowych informacji, umożliwiających ustalenie tożsamości osoby – zasadniczo nie stanowi danych osobowych. Występujący samodzielnie adres poczty elektronicznej można w wyjątkowych przypadkach uznać za dane osobowe, ale tylko wtedy, gdy elementy jego treści pozwalają, bez nadmiernych kosztów, czasu lub działań – na ustalenie na ich podstawie tożsamości danej osoby. Dzieje się tak w sytuacji, gdy elementami treści adresu są np. imię i nazwisko jego właściciela.

Dane szczególnie chronione

Dane szczególnie chronione wyliczone są w art. 27 ust. 1 ustawy. Są to informacje o pochodzeniu rasowym lub etnicznym, poglądach politycznych, religijnych, filozoficznych, wyznaniu, przynależności do partii lub związku, stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach, życiu seksualnym, skazaniach, orzeczeniach o ukaraniu, mandatach i innych orzeczeniach wydanych w postępowaniu przed sądem lub urzędem.

Na administratorów tych danych ustawa nakłada bardziej rygorystyczne obowiązki niż na administratorów danych „zwykłych”.

Dane „zwykłe”

Nie jest to pojęcie zdefiniowane w ustawie o ochronie danych osobowych, ale tak nazywane są dane osobowe poza wymienionymi w art. 27 ust. 1 ustawy. Zaliczamy do nich np. imię, nazwisko, adres zamieszkania, datę urodzenia, nr PESEL. Danymi osobowymi nie są informacje o osobach zmarłych Firmy, urzędy i instytucje publiczne, odmawiając udzielenia informacji o osobach zmarłych, powołują się na ustawę o ochronie danych osobowych. Ustawa o ochronie danych osobowych nie może jednak stanowić podstawy takiej odmowy, ponieważ nie dotyczy ona osób zmarłych. Przepisów ustawy o ochronie danych osobowych nie stosuje się do informacji o przedsiębiorcach.

Zakresem przedmiotowym ustawy o ochronie danych osobowych objęte są wyłącznie dane dotyczące osób fizycznych. Jej przepisów nie stosuje się natomiast do przetwarzania informacji o innych podmiotach, w szczególności o osobach prawnych, jednostkach organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz podmiotach prowadzących działalność gospodarczą na podstawie przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. nr 173, poz. 1807, z późn. zm.) – w takim zakresie, w jakim dane te identyfikują podmiot w obrocie gospodarczym i ściśle wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Prawnik Marta Petelska

Adwokat Paweł Wróblewski

Kbz. Adwokaci

Kancelaria w Kostrzynie nad Odrą

ul. Sikorskiego 16 (Rondo I piętro)

66-460 Kostrzyn nad Odrą

tel.: +48 602 285 053

tel.: +48 95 735 00 21

www.kbz24.com